Kunskapsinnehåll: Så rattar du ett produktionsteam (del 2)

I den här artikeln tittar vi närmare på en process som kan hjälpa dig att få ditt innehållsteam att producera kunskapsinnehåll av hög kvalitet effektivt och konsekvent. Det finns många sätt att göra detta på, men det här är processen vi själva använder på Zooma – och även den jag rekommenderar att du också använder.

I första delen av denna artikelserie tittade vi på själva innehållsteamet – de olika rollerna, avdelningarna som bör involveras och de organisatoriska förutsättningarna för att kunna arbeta på det här sättet.

I den här andra delen fokuserar vi på själva processen – den dagliga, veckovisa och månatliga innehållsrutinen och upplägget för möten och feedback som du bör följa för att förenkla och effektivisera ditt innehållsskapande.

Kunskapsinnehåll är värdefullt. Men det är inte helt enkelt att gräva fram kunskap från interna experter och sedan presentera den på ett attraktivt och korrekt sätt för dina målgrupper. Just det här problemet löser man med en särskild process, och den ser ut så här:

Se bilden i större format

För en detaljerad förklaring av de olika rollerna som beskrivs i bilden, kan du kika på del 1 i den här serien. Låt oss nu gå igenom processen steg för steg, från idé till den färdiga artikeln.

Steg 1: Idén

En bra artikel (eller video, infografik, podcast etc.) börjar alltid med en bra idé. Alla medlemmar i innehållsgruppen bör uppmuntras att komma med nya idéer. De bästa idéerna skapas ofta genom samarbete, och ofta är flera olika grupper inblandade. Ett content board är ofta en bra källa för allmänna ämnen och teman för nytt innehåll.

Eftersom medlemmarna i content board ska komma från marknadsföring, försäljning, högre ledning, service och till och med FoU, kan de mycket om marknadstrender, kommande produkter – och styrkor och svagheter i olika delar av verksamheten. De kan lämna över idéerna till en content manager som i sin tur tar med dem till innehållsgruppen.

Men innehållsproducenterna kan också komma med nya idéer. Till skillnad från content board vet de i allmänhet vilka ämnen som har fungerat bäst tidigare, vad besökarna letar efter på sociala medier och vilka innehållsformat de föredrar. De här insikterna i kombination med direktiven från content board gör att man tillsammans med content manager bestämmer vilket innehåll som ska arbetas fram de kommande veckorna eller månaderna.

När det finns en rejäl lista med idéer för nytt innehåll är det dags att ta nästa steg.

Steg 2: Samla kunskap

Innehållsproducenten måste inte nödvändigtvis intervjua experter för att få kunskaper till allt innehåll. Innehåll kring ämnen som innehållsproducenten redan är trygg med kan skapas direkt, möjligen bör någon expert granska det slutliga utkastet innan publicering. Men i allmänhet är det bästa kunskapsinnehållet ett resultat av att producenten samlar kunskap genom intervjuer och samarbete med interna ämnesexperter.

Vi diskuterade experternas roll i den senaste artikeln. De flesta företag har anställda med expertkunskaper inom sitt arbetsområde, oavsett om det är produkter, lösningar eller tjänster. Men det är väldigt sällan dessa experter också skriver och skapar innehåll. Därför är det bäst att en innehållsproducent intervjuar experten och sedan skriver innehållet baserat på intervjun.

Vi har en hel artikel om processen kring spökskrivande, men här kommer en kort version: Innehållsskaparen bokar en intervju med experten, vanligtvis en timma. Han får så mycket relevant information som möjligt från experten, och gör sedan ett första utkast.

Steg 3: Ett första utkast

Baserat på intervjumaterialet och sin egen kunskap arbetar innehållsskaparen fram ett första utkast på innehållet. Även om producenten skriver en artikel utan att intervjua någon, kan han i det här läget ändå ställa några snabba frågor till en expert eller få informell feedback från content manager om artikelns ton och innehåll.

Steg 4: Återkoppling och justering

När det första utkastet är klart planerar producenten ett andra möte med experten. Det behöver kanske inte vara lika långt som det första mötet, men det måste vara tillräckligt med tid. Fyrtiofem minuter brukar vara lagom. Experten ska ha fått det första utkastet före mötet, och de kan använda tiden för de korrigeringar och förslag som förhoppningsvis leder fram till slutversionen.

(för enklare artiklar som producenten skapar själv kan det räcka med att maila dem till experten för en snabb granskning.)

Innehållsskaparen gör sedan ändringarna och kan skicka den uppdaterade versionen till experten för godkännande. Antingen godkänns artikeln eller också krävs det fler ändringar – vilket då kan kräva en ny justeringsomgång och möjligen ännu ett möte för feedback. Sedan skickas en ny, uppdaterad version till experten. Denna process upprepas tills artikeln är godkänd. 

Steg 5: Granskningsmöte

Det är bra med regelbundna möten för att ge allt innehåll en slutlig granskning innan det publiceras. Alla medlemmar i ett större innehållsteam kan vara med i dessa möten – först får varje deltagare en artikel att korrekturläsa och kontrollera. På det här sättet ser du till att innehållet är fritt från stavfel eller andra fel som kan skada din trovärdighet.

Steg 6: Publicering

Själva publiceringen förbises ofta. Trots allt är ju den svåra delen med intervjuer och skrivande redan avklarad, så man behöver väl bara klicka på "Publicera", eller hur? När din artikel är live på din webbplats börjar den dra läsare. Men om du vill utnyttja den investerade tiden maximalt, måste du också anstränga dig för att marknadsföra din artikel på bästa sätt.

Att dela på sociala medier är ett självklart sätt att marknadsföra, men låt det inte stanna vid att bara lägga upp länken på ditt företags LinkedIn-sida. Skapa grafik med utdrag eller figurer från artikeln som kan locka läsare. Uppmuntra anställda att dela innehållet i sina profiler, särskilt de utanför marknadsföringsteamet. Spela in korta videosnuttar där författaren förklarar vad artikeln handlar om och varför den är värdefull. Du kan till och med starta en podcast där du utvecklar ämnen du har skrivit om tidigare.

Utöver detta bör du också vara medveten om SEO när du skapar innehållet. Det är viktigt att användarna hittar just ditt innehåll när de googlar – inte någon annans. Dessutom bör du alltid sträva efter att öka ditt antal prenumeranter. All lägga tid och energi på att bygga en nöjd och lojal läsarskara är en utmärkt investering!

Steg 7 (och därefter): Tillbaka till början

Om du använder den här processen blir innehållsskapandet en förutsägbar, ständigt pågående process där det produceras en jämn ström av nytt innehåll. Men hela processen delas upp av möten – varje gång content board träffas, eller när andra grupper i teamet samarbetar, genereras nya idéer och man gör ny planering, och processen börjar om igen.

Mötesrutiner för att skapa innehåll

Nu är vi i själva ryggraden för processen – mötena. Fyra regelbundna möten håller innehållshjulet snurrande:

1. Innehållsgruppens möten
2. Granskningsmöten
3. Möten för innehållsskapande
4. Content board-möten

Innehållsgruppens möten

De här mötena hålls lämpligen veckovis. De ger alla som skapar innehåll möjlighet att dela idéer, berätta för varandra vad de arbetar med och uppdatera content manager om status för pågående innehåll. I mötena planerar producenterna och content manager också vilket innehåll som ska produceras härnäst, och när det ska publiceras.

Granskningsmöten

På sådana möten deltar oftast innehållsproducenterna och content manager. Men också andra som har sinne och öga för detaljer eller särskilda kunskaper, kan vara med. Mötena äger vanligen rum veckovis, och varje deltagare tilldelas en artikel (eller annat innehåll) att korrekturläsa och kontrollera som ett sista steg innan innehållet publiceras.

Möten för innehållsskapande

Schemaläggningen av möten för att skapa innehåll kan variera beroende på vem som är inblandad, och vad som ska göras. De kan också vara längre. Två timmar, eller kanske till och med en hel för- eller eftermiddag. Syftet är att ha en bestämd tid där mötesdeltagarna kan fokusera fullt ut på att skapa innehåll. Du kan också bjuda in experter eller medlemmar i content board till de här möten – de kan skriva utkast och dra upp riktlinjer med sin kunskap och erfarenhet. Detta kan sedan redigeras och förfinas av producenterna.

Content board-möten

Detta är lämpligtvis ett månadsmöte. Här kan content manager uppdatera content board om hur väl innehållet fungerar och prata om planer för framtida innehåll. Tillsammans kan content board sätta upp mål, bestämma strategier och långsiktiga planer, och komma med nya idéer och teman för innehåll.

En typisk rutin för mötesstrukturen kan se ut så här:

1. Innehållsgruppen – 1 timme varje måndag.
2. Granskning av innehåll – 1 timme varje tisdag.
3. Skapande av innehåll – 2 timmar, varannan torsdag.
4. Content board – 2 timmar, första onsdagen i varje månad.
   
   

Det är alltid en utmaning att införa nya arbetssätt, och att sätta upp en process som denna för att skapa innehåll, kräver en investering både i tid och resurser. Men vi använder den själva och har dessutom implementerat den hos några av våra kunder – med utmärkt resultat i form av stringent innehåll av hög kvalitet, och som verkligen gör sitt jobb.

Vill du lära dig mer om hur du skapar innehåll, titta på vår omfattande guide för att skapa innehåll. Den finns också som nedladdningsbar presentation som du kan spara och dela med andra – klicka när nedanför så får du den.

Funderar du och ditt företag på att införa en liknande process för innehållsskapande, men vet inte hur du ska komma igång? Hör av dig så hjälper vi till.